Politique de lancement d'alerte

Date d'entrée en vigueur : janvier 2026
Dernière mise à jour : janvier 2026

Velaris Ventures SA (« la Société ») s'engage à respecter les plus hautes exigences d'intégrité, de transparence et d'éthique. La présente politique de lancement d'alerte établit les procédures de signalement des comportements illégaux, contraires à l'éthique ou inappropriés.

1. Objet

La présente politique vise à encourager le signalement des manquements, à protéger les lanceurs d'alerte contre les représailles, à garantir le traitement rapide des signalements, à promouvoir une culture d'intégrité et de responsabilité, et à respecter les exigences légales et réglementaires.

2. Champ d'application

La présente politique s'applique à l'ensemble des collaborateurs et dirigeants, des administrateurs et membres du conseil, des consultants et sous-traitants, des prestataires de services, ainsi qu'aux anciens collaborateurs pour les faits survenus pendant leur emploi. Elle couvre les signalements portant sur toute activité de la Société, dans le monde entier.

3. Faits à signaler

Vous êtes invité à signaler les faits suivants.

3.1 Finance et comptabilité

• Informations financières frauduleuses
• Détournement d'actifs
• Irrégularités comptables
• Détournement de fonds ou vol
• Fraude aux notes de frais

3.2 Questions juridiques et réglementaires

• Violations de lois ou de règlements
• Manquements aux obligations fiduciaires
• Délit d'initié
• Blanchiment d'argent
• Violations de sanctions
• Corruption active ou passive

3.3 Conflits d'intérêts

• Conflits non déclarés
• Transactions pour son propre compte
• Abus impliquant des parties liées
• Détournement d'opportunités de la Société

3.4 Relations avec les investisseurs

• Déclarations substantiellement inexactes
• Informations significatives non communiquées
• Pratiques de valorisation inappropriées
• Violation des accords conclus avec les investisseurs

3.5 Comportement au travail

• Harcèlement ou discrimination
• Représailles à l'encontre de lanceurs d'alerte
• Manquements aux règles de sécurité au travail
• Violation des règles internes en matière d'emploi

3.6 Manquements à l'éthique

• Violation du Code de conduite
• Malhonnêteté ou fraude
• Abus d'autorité
• Atteinte à la réputation de la Société

4. Comment signaler

4.1 Canaux de signalement

Signalement interne : par e-mail à whistleblower@velarisventures.com, adresse suivie par le Compliance Officer indépendant. Les signalements écrits peuvent être envoyés, avec la mention « Confidential - Whistleblower Report », au Compliance Officer, Velaris Ventures SA, Sion, Valais, Suisse.

Autre canal de signalement : pour les faits impliquant la direction, contactez le président du conseil d'administration à l'adresse chairman@velarisventures.com.

Signalement externe (Suisse) : l'Autorité fédérale de surveillance en matière de révision (ASR), l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers (FINMA) ou les autorités cantonales.

Un canal de signalement confidentiel permet d'effectuer des signalements anonymes.

4.2 Signalement anonyme

Vous pouvez effectuer un signalement de manière anonyme. Communiquer vos coordonnées nous permet de vous demander des précisions, de vous tenir informé et de vous protéger, mais les signalements anonymes sont pris au sérieux et font l'objet d'une enquête approfondie.

4.3 Informations à fournir

Votre signalement doit comporter une description détaillée des faits, le nom des personnes impliquées, les dates et lieux, les documents ou éléments de preuve à l'appui, ainsi que vos coordonnées (facultatives en cas de signalement anonyme).

5. Confidentialité

5.1 Protection de l'identité

La Société préserve la confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement dans toute la mesure du possible, ne partage les informations qu'avec les personnes qui ont besoin d'en connaître, restreint l'accès aux éléments de l'enquête et utilise des canaux de communication sécurisés.

5.2 Limites

La confidentialité peut être limitée lorsque la loi ou la réglementation l'exige, lorsque cela est nécessaire au bon déroulement de l'enquête, en cas de procédure judiciaire, ou lorsque l'auteur du signalement y consent de manière éclairée.

6. Interdiction des représailles

6.1 Tolérance zéro

La Société interdit strictement toute mesure de représailles à l'encontre de quiconque signale des faits de bonne foi, participe à une enquête ou refuse de prendre part à un comportement interdit.

6.2 Formes de représailles (interdites)

Constituent notamment des représailles : le licenciement, la rétrogradation ou la suspension ; le harcèlement ou l'intimidation ; les évaluations de performance défavorables ; la réduction du salaire ou des avantages ; l'exclusion de réunions ou de décisions ; et toute autre mesure défavorable liée à l'emploi.

6.3 Signaler des représailles

Si vous subissez des représailles, signalez-le immédiatement au Compliance Officer, au conseil d'administration ou à un conseil juridique externe.

6.4 Conséquences des représailles

Toute personne exerçant des représailles fera l'objet d'une enquête immédiate et de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement, et s'expose à des poursuites judiciaires ainsi qu'à sa responsabilité personnelle.

7. Procédure d'enquête

7.1 Accusé de réception

Nous accusons réception de votre signalement dans un délai de 5 jours ouvrés, sauf pour les signalements anonymes ne comportant aucune coordonnée.

7.2 Évaluation initiale

Le Compliance Officer examine le signalement, détermine si une enquête approfondie est justifiée, évalue l'urgence et la gravité des faits et désigne les enquêteurs compétents.

7.3 Enquête

Les enquêtes sont menées avec diligence et rigueur, conduites par des enquêteurs qualifiés et indépendants, documentées de manière complète et achevées dans un délai raisonnable.

7.4 Obligation de coopération

Tous les collaborateurs doivent coopérer pleinement aux enquêtes, fournir des informations véridiques, respecter la confidentialité et ne pas détruire ni dissimuler d'éléments de preuve.

7.5 Conclusions de l'enquête

À l'issue de l'enquête, les conclusions sont consignées dans un rapport, des recommandations sont formulées, des mesures correctives sont mises en œuvre et l'auteur du signalement reçoit, lorsque c'est possible, un retour approprié.

8. Suites et mesures correctives

8.1 Signalements fondés

Si un manquement est confirmé : sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement, recouvrement des pertes financières, correction des faiblesses de contrôle, signalement aux autorités si nécessaire et information des parties concernées.

8.2 Signalements non fondés

Si les faits ne sont pas établis : aucune mesure défavorable à l'encontre des personnes ayant signalé de bonne foi, examen de l'opportunité d'améliorer les règles internes et clôture du dossier.

8.3 Signalements de mauvaise foi

Les personnes qui effectuent sciemment de faux signalements s'exposent à des sanctions disciplinaires et à une éventuelle responsabilité juridique, et ne bénéficient pas des protections accordées aux lanceurs d'alerte.

9. Exigence de bonne foi

La présente politique protège les signalements effectués de bonne foi, même s'ils se révèlent erronés. Agir de bonne foi signifie croire sincèrement à l'exactitude des informations, ne pas agir dans une intention malveillante et ne pas rechercher d'avantage personnel.

10. Protection des droits

La présente politique ne limite pas votre droit de signaler des violations aux autorités publiques, ne vous oblige pas à effectuer un signalement interne avant un signalement externe, ne vous oblige pas à renoncer au secret professionnel de l'avocat et ne vous empêche pas de percevoir les récompenses prévues pour les lanceurs d'alerte par la législation applicable.

11. Supervision et gouvernance

11.1 Responsabilités du Compliance Officer

Recevoir et évaluer les signalements, superviser les enquêtes, garantir leur indépendance et leur équité, rendre compte au conseil d'administration chaque trimestre et tenir les registres relatifs aux signalements.

11.2 Supervision par le conseil

Le conseil d'administration examine les signalements importants, suit les résultats des enquêtes, évalue l'efficacité du dispositif et reçoit un rapport annuel sur les signalements.

12. Tenue des registres

La Société conserve des registres confidentiels de tous les signalements reçus, des procédures et conclusions d'enquête, des mesures prises et des formations suivies. Ces registres sont conservés conformément à la législation applicable et à la politique de conservation des documents de la Société.

13. Formation

Toute personne visée doit suivre une formation sur la présente politique dès son arrivée, participer à une formation annuelle de mise à jour, attester avoir compris la politique et savoir comment effectuer un signalement.

14. Révision de la politique

La présente politique est réexaminée chaque année et mise à jour si nécessaire pour tenir compte de l'évolution des lois et règlements, des bonnes pratiques, des enseignements tirés des enquêtes et des changements organisationnels.

15. Questions et conseils

Pour toute question sur la présente politique ou sur les procédures de signalement, écrivez au Compliance Officer à l'adresse whistleblower@velarisventures.com avec l'objet « Whistleblower Policy Question ». Toutes les demandes sont traitées de manière confidentielle.

16. Protections légales

Les lanceurs d'alerte peuvent bénéficier de protections légales en vertu de la loi fédérale suisse concernant la lutte contre le blanchiment d'argent, de la directive de l'Union européenne sur la protection des lanceurs d'alerte le cas échéant, du droit des valeurs mobilières et du droit du travail. Consultez un conseil juridique pour un avis adapté à votre situation.

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Velaris Ventures SA s'engage à protéger les personnes qui signalent des faits de bonne foi. Nous vous encourageons à vous exprimer sans crainte de représailles.

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